根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》有关规定,党员档案材料应按照完整、齐全、真实的要求,进行制度化、规范化管理,重点应做好党员档案的归档、保管、借阅、接转等管理工作。

一、党员档案的归档

正式党员档案归档材料主要包括:入党申请书、积极分子培训结业证、积极分子考察表、综合政审材料、入党志愿书、转正申请书、预备党员考察表等7个必有材料,也可将群团组织推优表、党员自传、思想汇报、民主评议审批表等纳入归档材料。受党纪处分的党员档案材料还应包括党纪处分材料。

党员档案归档前各级基层组织应认真做好档案鉴别工作,本着历史的辩证的观点,具体问题具体分析,对材料的取舍要严肃慎重,以保证档案的真实性和精炼性。归档材料凡应由组织审查盖章的,必须有组织盖章;按规定要同本人见面的材料(如:审査结论、复查结论等),应有本人的签字。

党员档案实行一人一卷,各基层党组织要对党员档案按照正式党员、预备党员进行分类归档,及时收集有关材料,认真审查后整理建档。

二、党员档案的保管

(一)党员档案的分类保管

1、机关、国有企业的党员档案,统一并入个人人事档案,存放在东湖高新区工委组织部档案室,由组织部负责管理。

2、非公企业的党员档案,将党员档案交人事代理部门与本人人事档案一起存放。

3、流动党员的党员档案,包括未落实工作单位的大中专毕业生党员,一律将党员档案交人事代理部门,存入本人人事档案。

4、社区、村党员的党员档案,由各街道统一存放,建有社区、村干部履历等人事档案的应与党员档案一并存放。

5、计划安排工作的复转军人的党员档案,由所在部队将党员档案转递至计划分配单位的党组织;非计划安排工作的复转军人的党员档案,由军转和民政部门将党员档案转递至其户口所在地党组织。

6、被取消预备党员资格、退党、开除党籍的,其有关材料存人入本人人事档案。

7、对于无人事档案的党员,其党员档案材料要归类,由所属基层党委独立存放,其档案材料随党员组织关系一同进行转移。死亡党员的党员档案由原管档单位管理

9、各管档单位要结合每年的党员年报,对所管理的党员档案进行次清理核对。

(二)党员档案的存放规定

1、党员档案必须入库存放在专用档案柜内,安全、严密、科学地保管,严禁任何人私自保存他人的档案。

2、要建立党员档案登记簿,每半年核对一次档案,及时收集有关材料,认真审查后整理建档,并登记和填写党员名册。

3、党员个人档案必须一人一档,统一编号,统一顺序摆放,并建立登记和统计制度,以利于档案的后续管理和查用方便。

4、要认真落实党员档案保管的防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等工作制度。

5、整理党员档案要做到认真鉴别、分类准确、编排有序,用钢笔或中性笔抄写目录,字迹工整、清楚、正确,档案完整、真实、齐全, 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后,认真复核,符合要求方能装袋。

6、形成党员档案材料的单位,应在形成正式材料后的一个月内, 按照要求把归档材料送交规定的党员档案管理部门。

(三)党员档案的保管职责

党员档案管理人员主要履行以下职责:

1、保管党员档案,积累档案材料;

2、收集、鉴别和整理档案材料;

3、办理党员案的查阅、借阅和传递工作;

4、登记党员的变动情况,定期清理档案;

5、做好党员档案的安全、保密、保护工作;

6、逐步推广、应用党员档案现代化管理技术手段。

三、党员档案的借阅

1、党支部、同级党委、上级党委组织部门、纪检委有关部门,因工作需要查阅、借用党员档案,应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信。

2、凡查阅或借用党员档案者应是中共正式党员。党员个人不得查阅或借用本人或直系亲属的档案。

3、借阅党员档案,须经同级党委负责人或上级组织部门批准,借出的档案必须指定专人保管,借阅时间不得超过15天。

4、借阅或借用党员档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定,需要调用档案材料的,须经主管领导批准。

5、查阅或借用党员档案室,应注意保持档案的清洁,不准拆散档案或在档案上涂改、划圈、污损和撤换档案材料。

6、对查阅或借用的党员档案,必须妥善保存,保证安全,不得转借、复制档案材料或交无关人员翻阅。査阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

四、党员档案的转递

1、党员因调动工作单位或户口迁移变更组织关系时,由党员档案的管理部门负责按组织关系转移介绍信标明的党组织,在30天内将党员档案或预备党员入党材料转递至对方党组织管档单位管理。

2、党员档案及预备党员入党材料的转递,应由所在单位的党组织密封后以机密件通过机要转递或派专人(中共正式党员)移交,不准以平信、挂号信等形式公开邮寄或交本人自带。特殊情况下必需本人自带的,应由所在单位的党组织密封党员档案,由本人及时交到所属的党组织

3、转出的党员档案材料必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出,做到无损、无丢失。

4、转递时,必须开具移交清单一式两份,由移交和接受双方党组织及经办人签字盖章,及时回执,存档备查。

5、对转出的档案,逾期一个月未见回执,要及时发函催问,以防丢失。回执退回后,应粘贴在转递通知单的存根上。

6、党员退党、被开除党籍的,其档案应另外保管;党员长期失踪和死亡的,其档案要在一定时期内专门分类放置,并视保存价值确定是否销毁或保存。